实用文档
当前位置:工作总结网>实用文档>列表页

如何提高行政工作效率

乡镇工作总结网  发布于:2017-10-14 00:46  分类:实用文档 手机版

  现代企业以及各级各类行政部门和事业单位中,行政人员的工作效率对于企业的运营具有极其重要的意义。接下来小编搜集了如何提高行政工作效率,欢迎查看,希望帮助到大家。

  如何提高行政工作效率

  一、遵守组织原则,由主要领导总负责,统筹安排,分工协作,集体领导。

  这是领导管理的组织原则。实行一把手(首长)负责制后,领导者全面主持部门的行政工作,并对这些工作承担责任,领导者是本部门行政的总负责人。从领导体制上讲,首长负责制是一长制而不是集体领导。但在系统内部讲,首长在实施部门内领导管理时,充分运用集体领导的管理思想和方式方法,在分工把关的前提下充分保证领导管理的一致性,将会极大地提高行政工作效率。

  行政领导工作是一个动态的过程,在这个过程中领导者是最有决定意义的因素。他一方面要通过命令、指挥、采取行政措施等行使行政职权达到预期目标,另一方面还必须充分运用人际关系、情感、激励等因素,对部门组织及其成员施加影响,从而更好地实现行政目标。

  这里所说的集体领导就是指主要领导者在行政管理中的一种策略性举措。一把手的责任在于把好方向,抓好大事,出好思路,管好班子,依法行使职权,全面负责部门的一切工作。做好工作的统筹规划和安排,敢于授权,敢于分权,让各行政管理人员定好位,到位、补位、众才互补,各施绝技。在分工的基础上精诚协作,整体运作,全面启动。这是提高行政工作效益的前提和基础保障。

  二、尚德敬业,务实求绩;开拓创新,砺精图治;无私奉献,廉洁行政。

  依法执政、以德行政无容置疑地将成为新时期的一个重要领导管理理念。行政领导首先要正其身,养其德,率先垂范,养成优良的工作作风,争做一切工作的发展要求和前进方向的带头人和表率,全心全意地为全体职员谋利益。爱岗敬业,崇尚良好道德,作风民主,顾全大局,廉洁公正,无私奉献。心胸宽阔,言行一致,不刚愎自用,不专制独裁。以理动人,以德服人,以高尚的精神鼓舞人。牢牢抓住工作宗旨,摆正责任与权力的位置,做广大员工及其相应的社会利益的忠实代表。

  三、坚守工作岗位,认真履行岗位职责,严格按照规章制度办事,重大事项报由会议研究决定后执行。

  行政负责制度是一种岗位责任制。领导管理者如果连工作岗位都不能坚守,就更无法谈搞好工作的问题了。坚守岗位,认真履行岗位职责,严格按照规章制度办事,超出自己职权范围的事交上一级部门或领导处理,或报由会议研究决定后再执行实施。一般凡是行政技术,常规事务以及纪律性和其它需要速决的一类事务,应当机立断,按管理权限和本部门管理的常规及事态现实,及时给予决策处置,迅速执行。对于较为重大的协调性或超乎常规以外,但并不十分紧迫的事必须报由会议研究决策执行。主要领导者要恰当地把握好这个度,要高度负责,以保证决策的速效性、合理性和准确性,进而达到执行的便利性、畅通性和彻底性。

  会议中要提倡争议决策,允许各抒已见,充分采纳各方面有益建议,依理依据服人。凡经集体讨论决定的事情,任何人无权擅自改变,行动上必须坚决执行,并以集体的决定对外表态。到此也可以看到,在首长负责制下,提倡重大事项由会议决策,并不是对首长权力的削弱。充分运用部门办公会、行政会议、事务委员会、职工代表大会等不同级别的会议,处理各类不同的重大事务,是增加决策的合理性和科学性,保证行动的统一性的前提,是对首长负责制的完善和发展。

  四、工作有计划,思考超前;程序规范,标准合理;督查严格,总结及时;实事求是,不弄虚作假;不推诿责任,不谋私利。

  思考超前可以增强工作的预见性和主动性,可以增强工作计划的准确性和完备性,有新意有创新。实事求是,不弄虚作假,勇于承担责任是领导者可贵的品质,是其成熟与否的重要体现。

  五、形成调查研究的风气,经常深入了解本部门职工作情况,现场办公,蹲点督促。倾听群众意见和建议,发现问题,及时处理。

  调研是领导管理者深层次收集和处理管理信息,创造性求取工作效益的一种优秀工作方式。部门工作规律性很强,兼之其工作对象又是极具能动性的人,如果工作不深入或者深入了但不用心去研究其规律,那样的官僚作风将是有百害而无一益的。形成调查研究的风气,深入工作实际,掌握充分的真实材料和事实,充分结合实际再依据工作规范和管理目标对“症”处理事务,科学决策,创造性地工作,才能收到切实的效益达到超前发展的目的。听取群众意见和建议,是工作调查的一种基本方式,这样可以收集到更多的管理信息。深入工作现场蹲点办公,针对实际情况,权宜应变,当场处理管理事务,可以提高管理的效率和工作的质量。

  六、办事迅速及时,不拖拉;严于律己,率先示范;讲效率,求质量,不支差应付。

  真抓实干是最朴素最实惠的领导作风。办事拖拉,支差应付是不称职的表现,是一切员工都应力戒的坏习气。领导管理者要养成干净利落,迅速高效求取质量的工作习惯,处处严于律己,做好表率。

  七、做好请示汇报和通报工作,及时反馈工作情况,每半月召开一次行政例会,汇报近期工作,安排下阶段工作。

  请示汇报和通报等既是工作方式,又是领导艺术性发挥的载体。领导管理工作是有极强的层次性的,属于自己职责范围内但决策权在上一级的工作,即使自己有成熟的好措施,一般地也要先请示获准后再执行。但对于常规性的工作,就没必要遇事一律先请示,而是在认真组织实施后及时做以汇报。在这一点上特别是上一级的领导要能正确对待,要大度地让下属主动地行使权利,放手让其工作,必要时适当做以指导就可以了,千万不可事先巨细,均必躬亲。

  事必躬亲的美德是对自己职责范围内的

  事贴身负责者的赞誉,是相对于官僚作风而言的,如果将下属应干的事也代劳了的话,不但与工作无补反而会有害的。

  至于通报是指上一级(包括一把手)行政领导,要将依据职责组织启动实施,或已完成了的较为重大或个案性的本职工作情况,及时通告给本部门的相关部门和下级人员,让领导集体成员都了解有关工作实况,并在必要时配合或调整相应的工作。

  通报这一环节是领导管理中常被忽略,甚至于有意隐匿的一个重要管理方法。由此忽略而带来的误解、心理情绪、合作不协调等失误及负效应,是许多行政工作不畅和内耗的一个重要原因。

  通常的请示、汇报和通报工作遵从其及时性和实效性原则,可以随工作需要而随时完成,但其一般集中于行政例会来完成。这样行政会议是各行政人员汇报和通报工作情况、研究工作、解决问题,统一观点,统一行动,调整安排和部署下一步工作的专门会议,领导者人人都要重视和利用这一会议工作制度。要规定每个人与会者在每次会议上就本职工作或其它远近期工作提出一至二条建设性的建议来,各抒己见,集思广益,群策群力,共定兴业大计。同时要切记:必要的会议要开,但会议千万不能过多过滥,总想以频繁的会议的来促进工作者必得其反。

  八、遵守会议纪律,保守部门机密,顾全大局团结合作,不拉帮结派。

  行政会议是征求策略和意见,统一思想统一行动,集体决策形成科学决议的重要办公形式。会议上未形成定论的意见可以保留,但虽与之不同可是已确定了的决议,会后人人都得不打折扣地予以执行。是机密的要无条件地加以保密。要坚决反对会上不说,会后乱说,揽功推罪,笼络人心,拉帮结派,聚党营私的行为。更要坚决摈拚个别领导者居心叵测,会前结党或授意下属、拉拢同僚,在会上直接或间接协助自己实现私欲邪念和挟制他人的鄙劣行径。

  当然,一把手领导及其它行政人员,从工作及其它情理之中的角度出发,构建自己良好的人际关系氛围是正常的,这不等于结党营私,反而是极有利于工作的因素,领导者要提高自己的修养和能力,充分利用这一有利因素,为每一个人提供和创造广阔的工作空间和机会,从而事半功倍地提高工作效益。

  在过去的管理中,存在着有的领导由于自身修养和度量不足的原因,不但不能很好地利用上述人缘资源,反而造成了严重的内耗,做出了反面效益来。这是领导管理中存在着的一个较为普遍的错觉和误区,应当引起一切领导者的警觉和自省,切实提高自身修养、认识和领导能力,将本部门中不管因何种人际关系而构成的正常人群体,都视为一种有益于管理和工作的资源,巧施领导艺术策略,充分利用这一资源,使一切员工都以整体利益为重,充分发挥工作积极性和主动性,内求团结,外求发展,达到领导管理的佳境,实现跨越式发展。

  九、坚持政治学习、理论学习和业务研修,构建学习型组织,不断更新知识,完善自己。

  学习是人们求取生存的自然本能,是人生生活的主要内涵之一,是一种事业要求,是一种政治责任,也是一种精神追求,还是一种思想境界。知识经济时代的现代社会,知识与技术的发展日新月异。现代化技术的普及和发展以及信息技术在工作中的广泛应用,将会引起工作方式、工作技术和工作思想的重大革命。传统权威的领导管理观念和工作方式将受到严重挑战。不断更新知识掌握和运用现代化的教育技术,完善自我是刻不容缓的工作任务和求取自身生存,体现自我价值的必须措施。

  领导者更应从职工及社会的根本利益出发,把本部门构建成一个学习型组识,领导员工学习现代化的先进文化和技术,在不断完善自身发展的同时,积极创造条件,使每一位成员互相促进,不断学习,从而得以“全面发展”。

  十、打造强大的执行力,树立一切为工作服务的思想,坚持工作的中心地位不动摇。

  这是对领导工作重心的强调,也是工作中永恒的主题。 执行力,是现代社会中所有行业和部门的,领导管理者及至每一位员工都应具备的重要观念和能力。

  强大的执行力,就是工作的决胜力。领导管理者一定要保持高度的清醒,深刻认识,始终坚持奏响主旋律,坚持工作的中心地位不动摇。所有领导管理工作中,都要树立一切为部门日常工作服务的思想,并落实在具体的行动上。各部门各环节的每一个人,都要为服务和促进日常工作,以自己强大的执行力来实现工作目标,为创造佳债而不懈地努力。

  提高工作效率的技巧

  1、提前一小时起床

  即便你没有早起的习惯,也可以努力培养。把起床闹钟调到比以往提前一小时(别按下止闹按钮),你就能多一小时安静且不受干扰的工作时间。多项研究认为,早起的人工作效率高,事业上也更容易成功。有早起习惯就拥有了一大优势,工作时间会更多,总体心态也更乐观。

  2、制定每日事项清单

  制定一个清单,列出每天待解决的实际任务,内容简单明了。不必只列上花几小时才能完成的重要工作。就算只是叠衣服,也可以加到清单里。要打电话叫大夫?列入清单吧。逐步完成每天的小任务不但能帮你提高每天的效率,也会有助于实现更远大的目标。

  3、先难后易

  最好先完成让你望而生畏的任务。解决高难度的问题之后,一天之中剩余的时间就可以用来完成其他工作。你不仅会心情愉快,工作效率也会高得多。

  4、清理办公桌

  老话说得好:眼不见、心不烦。保持专注差不多也是这个理。每天开始工作前,先花15分钟清理办公桌,腾出一块干净的办公区域,这会帮助你集中注意力,避免分心。不需要的扔掉,需要的文件认真归档。

  5、早锻炼

  早晨可以花一小段时间慢跑,或者练一些晨间瑜伽。早锻炼会让人心情更好,工作效率提高。哈佛大学精神病学教授约翰·拉泰博士解释说,锻炼对“完成智力要求高的工作”非常关键。

  6、工作系统化

  将工作整理清楚,你会对手头的项目形成清晰、一致的思路。将工作系统化,就能一目了然,抓住重点,便于掌控,会帮助你突出重点。

  7、一次专心做一件事

  先专心把一个项目完成,然后再做下一个。人们往往认为同时做很多任务可以完成更多工作,其实在各个任务之间疲于奔命有害无益。美国心理学会的一项研究发现,事实上,同时做两项任务反而会影响工作效率。大多数人都会对自己边讲电话边写电邮的行为感到内疚,但真正影响工作效率的不是小任务,而是大型任务。上述研究报告称:“人类的头脑和心智生来就不适合从事繁重的多任务工作。”

  8、开始说不

  有时,看似简单的话却最难启齿。其实说出来无妨。重要的是管理别人的预期。如果你接手一项工作以后不能圆满完成,一开始就别做。

  9、保证足够睡眠

  这本来是常识。可如果认真了解下晚上睡足的人有多么少,估计会让人吃一惊。美国国家睡眠基金会认为,成年人夜间需要睡七到九个小时。你能保证么?也许从现在起就应该早点上床睡觉了。睡得好可以激发工作效率,有助于保持身体健康,睡不好则会降低效率并影响健康。

  10、认真整理邮件

  看到收件箱里有200封未读邮件,只会让你感到焦虑。但是,不错过任何重要邮件也很重要。打开一封邮件以后立即回复、归档、写草稿或者删除,邮箱才会井井有条。

本文已影响